مميزات وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية في الشركات التجارية المحلية والدولية Outsourcing Dilemma

كيف يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية؟ يعد هذا السؤال الأكثر بحثًا على محركات البحث في الوقت الحالي وذلك لأن العديد من الشركات التجارية تبحث عن إجابتهم للتعرف على أهمية استخدام هذه المصادر على الأرباح الداخلية الخارجية بها، حيث إن المصادر الخارجية تكون أحد الأدوات التي تساعد على رفع كفاءة وسمعة الشركة بين غيرها من الشركات التي تعمل في مجال مماثل لها وهذا ما يسمح للمدراء باختيار ما هو أفضل للشركة تبعًا للمهارات المتوفرة لديها، ومن خلال سطور هذه المقالة يمكننا التعرف على كل ما يرغب الأفراد في التعرف عليه عن هذه المصادر والعوامل التي تميزها بين الشركات.

الاستعانة بمصادر خارجية

يتساءل الكثيرون عن المعنى العلمي لكلمة الاستعانة بمصادر خارجية ومن خلال الفقرات التالية يمكننا التعرف على كل ما هو متعلق بهذه الكلمة:

إن الاستعانة بالمصادر الخارجية” الموارد الخارجية ” يكون عبارة عن اتفاق يتم إجرائه في الشركات ويكون عبارة عن إنابة أحد الشركات الخارجية لتكون المسؤولة عن النشاطات الداخلية التي تقوم بها الشركة الأم ويتم نقل بعض العاملين فيها وأحيانًا يتم نقل الأصول من شركة لأخرى، وظهر هذا المصطلح لأول مرة في عام 1981 وازدهر هذا المصطلح في الحرب العالمية الثانية، كان الهدف الرئيسي من استخدام هذه الأداة في الشركات التجارية هو تطوير هذه الأنشطة، ومن أبرز العوامل التي تتكون منها هذه الأداة هي” الرواتب وخدمات العملاء والتحكم في السجلات القانونية” لذلك يتم اختيار الشركات الخارجة عن البلد المحلي.

تابع المزيد: العامل البشري وأثره على تحسين جودة الخدمات

أسباب استخدام مصادر خارجية

هناك مجموعة من الأسباب الخفية التي تدفع العديد من الشركات إلى الاستعانة بمصادر خارجية ومن أبرز هذه الأسباب ما يلي:

• السبب الرئيسي الأول الذي يدفع الشركات الأمريكية لتطبيق المصادر الخارجية هو تقليل النفقات الكلية للأعمال الطرفية والأعمال غير الأساسية.
• كما أنها تستخدم في الشركات بهدف تقليل قيمة الضرائب والحد من ارتفاعها المفاجئ على الشركات.
• تكاليف اللوائح والطاقة المرتفعة من العوامل التي حفظت الشركات على استخدام المصادر الخارجية.
• وجود ضمان اجتماعي ورعاية صحية لجميع العاملين في الشركات.
• من خلال استخدام المصادر الخارجية فإنه أصبح بإمكان المسئولين التنفيذيين في الشركات التحكم في تكاليف التشغيل.
• سهولة استخدام الموارد الداخلية في الشركة لأغراض إضافية لزيادة الكفاءة الوظيفية بها.
• جعل المؤسسة أكثر تنافسًا لتشجيع العمل الحر في الشركات التنظيمية.

معايير اختيار المصادر الخارجية

حدد jeff toiester مجموعة متنوعة من المعايير الذي يجب توافرها في المصادر الخارجية ليتم الاستعانة بها في الشركات، ومن أبرز هذه المعايير ما يلي:

يجب أن يكون للمصادر الخارجية ثقافات وسياسات تتناسب مع السياسات المستخدمة بالموارد البشرية.

• يكون أن تكون التكلفة النهائية لهذه المصادر منخفضة لتتمكن الشركات من الاستعانة بها بالكامل.
• يفضل اختيار المصادر التي تتميز بعلاقاتها الطويلة مع المقاولين المستقلين للتأكد من جودتها.
• أحد المعايير الرئيسية التي تضمن للشركات نتائج رائعة عند الاستعانة بمصادر خارجية هو توافر موظفين ثابتين يكونوا محل ثقة للعملاء الخارجين.
• ضرورة تحقيق التوافق بين كلًا من المهام المطلوبة والعوامل الاجتماعية التي تؤثر بها هذه المصادر.
• الأهمية الاستراتيجية تكون أحد المعايير الرئيسية التي يجب توافرها في المصادر الخارجية ليتم الاستعانة بها في الشركات.

المهام المستخدمة بها المصادر الخارجية

لأن الفكرة الرئيسية وراء الاستعانة بمصادر خارجية تكون تقليل نسبة التكاليف الداخلية في المؤسسات فيمكن استخدام هذه المصادر في بعض المهام التي تحقق هذا الهدف ومن أمثلتها:

• أقسام المبيعات والتسويق الإلكتروني والإداري في الشركة.
• يمكن تسليمها للأفراد العاملين في المحاسبة الذي لديهم إمكانيات التحكم في الدفاتر الحسابية في الشركة.
• العاملين في خدمة العملاء والمساعدين الإداريين يكون لهم الحق في استخدام المصادر الخارجية.
• من المهام التي يتم قبولها لتتحكم في المصادر الخارجية هم العاملين في كتابة الإعلانات والتصميم الجرافيكي.
• صيانة المواقع الإلكترونية من المهام التي تتطلب مصادر خارجية ” the outsourcing delimna” لتقليل النفقات.

مميزات استخدام المصادر الخارجية

وضحنا سابقًا أن الاستعانة بمصادر خارجية يكون لها مجموعة من الفوائد الرائعة التي تعود على جميع الشركات، ومن خلال ما يلي سوف نتعرف على بعض هذه الفوائد بالتفصيل:

الحصول على كوادر مهنية

من خلال استخدام المصادر الخارجية فإن الشركات بإمكانها إيجاد المواهب المهنية الرائعة من خلال البحث عبر شبكة الإنترنت، حيث إنها تتيح للمستخدمين التسويق عن الخدمات والمنتجات بسهولة كبيرة والتعاقد مع المسوقين الكبار في جميع أنحاء العالم.

تقليل تكاليف المصادر

من الفوائد التي تعود على الأفراد عند الاستعانة بمصادر خارجية المحلية أو النوع الدولي هي خفض نسبة التكاليف التي كانت تستخدم في الشركات، لذلك فأصبح بإمكانك التحكم في جميع المهام التي تقوم بها الشركة.

توثيق وإنشاء خدمات تجارية جديدة

في حالة استخدام the outsourcing delimna في الشركات الصغيرة فإنها تساعد الأفراد على توثيق الخدمات التي تقدمها، كما أنها تمكنك من متابعة الموظفين الجدد وتطوير المهام المطلوبة منهم لتكون الرؤية واضحة لهم.

تطوير الخبرة المهنية

أحد الميزات التي تعود على الشركات عند استخدام المصادر الخارجية هي التركيز على تطوير خدماتهم وزيادة الخبرة لديهم وتعزيز قدراتهم المهنية.

تخفيف أعباء العمل 

تعاني العديد من الشركات التجارية من بعض الأعباء التي تؤثر على جودة الخدمات التي تقدمها للعملاء، واستخدام هذه المصادر يساعدهم على التخلص من هذه الأعباء والاستفادة منها.

مشاكل تدفع الشركات للاستعانة بالمصادر

من خلال السطور التالية سوف نتعرف على بعض المشاكل التي تواجه الشركات وتجعلهم يرغبون في الاستعانة بمصادر خارجية لحل هذه المشاكل، وتتمثل فيما يلي:

• عجز المدراء عن إدارة المهام التي يتم تقديمها في أقسام الموارد البشرية والتحكم بها.
• الآثار الجانبية لإهمال الاطلاع على المخالفات التنظيمية في الشركة تكون أحد المشاكل التي تدفعهم لاستخدام المصادر الخارجية.
• عدم القدرة على التواصل وتكوين العلاقات العامة مع الشركات المماثلة وفقدان القابلية على العمل بين الموظفين.
• إهمال متابعة موظفي الشركة والخدمات القائمين عليها يكون أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الأفراد يرغبون في الاستعانة بمصادر خارجية.
• توظيف عمالة غير مؤهلة للخدمات التي تقدمها الشركة وهذا ما يؤثر على نسب الأرباح.
• الحاجة إلى تدوير الموظفين بشكل دائم يؤثر على جودة وكفاءة الشركات التجارية.
• من المشاكل التي تتأثر بها الشركات كثيرًا هي عدم الاهتمام بوجود سياسات توظيف مناسبة.

الآثار الجانبية للمصادر الخارجية

على الرغم من أن الاستعانة بمصادر خارجية ينتج عنها مجموعة من الفوائد الرائعة بالشركات التي تستخدمها إلا أنه يصدر عنها بعض العيوب أبرزها يكون:

• من المخاطر التي تعود الشركات عند استخدام هذه المصادر هو تعريض البيانات الرئيسية لها للمخاطر الأمنية وتسربها.
• بعض الشركات تفقد السيطرة بالكامل على مؤسساتها وهذا ما يؤثر على كفاءة هذه الشركات ويجعلها تتحمل نفقات إضافية.
• يصعب على مدراء الشركات التحكم في جودة المنتجات التي تقوم بتوفيرها للعملاء بسبب إهمال مراقبتها خلال التصميم.
• في حالة الاستعانة بأحد الشركات الأجنبية لإتمام المهام المطلوبة منها لاستخدام المصادر الخارجية فإن اللغة يمكن أن تكون عائقًا بينهم وتكون مشكلة كبيرة.